Politică de Confidențialitate

Expert Accounting and Consulting (“EAC”, “noi” sau “societatea noastră”), cu sediul în Brașov, str. Mihail Kogălniceanu nr. 8, bl. 14, sc. D, ap. 11, este operator de date cu caracter personal în sensul Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (“GDPR”) și al Legii nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului GDPR.

Această politică de confidențialitate descrie modul în care colectăm, utilizăm, stocăm și protejăm datele dvs. cu caracter personal atunci când utilizați serviciile noastre sau interacționați cu noi.

1. Datele pe care le colectăm

În funcție de natura relației contractuale sau precontractuale, putem colecta următoarele categorii de date cu caracter personal:

• Date de identificare: nume, prenume, CNP, serie și număr act de identitate, cetățenie
• Date de contact: adresă de e-mail, număr de telefon, adresă de domiciliu/reședință sau sediu social
• Date financiare și fiscale: cod fiscal (CUI/CIF), informații despre venituri, cheltuieli, conturi bancare, statul fiscal al persoanei sau societății
• Date privind angajații clienților: necesare pentru serviciile de salarizare și administrare personal (nume, CNP, date privind contractul de muncă, salariu, concedii etc.)
• Date transmise voluntar: informații incluse în corespondența cu noi, prin e-mail, telefon sau formular de contact

2. Scopurile și temeiul legal al prelucrării

Prelucrăm datele dvs. cu caracter personal în următoarele scopuri:

• Executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR): prestarea serviciilor de contabilitate, consultanță fiscală, salarizare și consultanță juridică; întocmirea și depunerea declarațiilor fiscale; gestionarea relației contractuale.
• Obligații legale (art. 6 alin. 1 lit. c GDPR): respectarea obligațiilor impuse de Codul fiscal, Codul muncii, Legea contabilității nr. 82/1991, reglementările ANAF și alte acte normative aplicabile.
• Interese legitime (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR): prevenirea fraudelor, îmbunătățirea serviciilor noastre, trimiterea de informații relevante privind modificări legislative care vă pot afecta afacerea.
• Consimțământ (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR): trimiterea de newslettere sau comunicări de marketing, acolo unde ne-ați acordat acordul explicit.

3. Destinatarii datelor dvs.

Datele dvs. cu caracter personal pot fi divulgate, în limitele prevăzute de lege și strict necesar, următoarelor categorii de destinatari:

• Autorități fiscale și administrative (ANAF, ITM, Casa de Pensii, Casa de Sănătate, Registrul Comerțului)
• Instituții bancare, în legătură cu tranzacțiile financiare
• Furnizorii noștri de servicii IT (platforme de contabilitate, stocare cloud) care acționează în calitate de persoane împuternicite și oferă garanții adecvate
• Auditori, instanțe judecătorești sau autorități de supraveghere, în cazul în care suntem obligați prin lege

Nu vindem, nu închiriem și nu cedăm datele dvs. către terțe părți în scopuri de marketing.

4. Transferul datelor în afara UE/SEE

În principiu, datele dvs. nu sunt transferate în afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European. Dacă un astfel de transfer devine necesar (de exemplu, pentru servicii cloud), ne asigurăm că există garanții adecvate conform art. 46 GDPR (clauze contractuale standard, decizii de adecvare ale Comisiei Europene etc.).

5. Durata stocării datelor

Stocăm datele dvs. cu caracter personal pe durata necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, respectând termenele de prescripție și arhivare prevăzute de lege:

• Documentele contabile: 10 ani de la data încheierii exercițiului financiar, conform Legii contabilității nr. 82/1991
• Documentele de resurse umane (state de plată, contracte de muncă): 50 de ani, conform legislației privind arhivarea documentelor HR
• Declarații fiscale și documente justificative: 5 ani de la termenul legal de depunere, sau mai mult dacă există un litigiu în curs
• Date de contact (oferte, corespondență precontractuală): 3 ani de la ultima interacțiune, dacă nu s-a încheiat un contract

6. Drepturile dvs.

Conform GDPR, beneficiați de următoarele drepturi în legătură cu datele dvs. cu caracter personal:

• Dreptul de acces (art. 15): dreptul de a obține o confirmare că prelucrăm sau nu datele dvs. și, în caz afirmativ, accesul la acestea.
• Dreptul la rectificare (art. 16): dreptul de a solicita corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete.
• Dreptul la ștergere (art. 17): dreptul de a solicita ștergerea datelor, în condițiile prevăzute de GDPR (nu se aplică dacă prelucrarea este necesară pentru respectarea unei obligații legale).
• Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18): dreptul de a solicita limitarea prelucrării în anumite circumstanțe.
• Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20): dreptul de a primi datele furnizate într-un format structurat, utilizat frecvent și lizibil automat.
• Dreptul de opoziție (art. 21): dreptul de a vă opune prelucrării datelor pentru interese legitime sau în scopuri de marketing.
• Dreptul de a retrage consimțământul (art. 7 alin. 3): retragerea nu afectează legalitatea prelucrărilor efectuate anterior retragerii.
• Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), cu sediul în Bd. G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, București.

7. Securitatea datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele dvs. împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau dezvăluirii neautorizate, incluzând:

• Criptarea datelor transmise electronic (SSL/TLS)
• Acces restricționat la date pe baza principiului necesității
• Backup periodic și proceduri de recuperare a datelor
• Instruirea personalului privind obligațiile de confidențialitate și protecția datelor
• Clauze de confidențialitate și acorduri de prelucrare cu furnizorii noștri

8. Cookie-uri

Site-ul nostru poate utiliza cookie-uri tehnice strict necesare pentru funcționarea corectă a acestuia. Nu utilizăm cookie-uri de tracking sau publicitate fără consimțământul dvs. prealabil.

9. Modificări ale politicii

Ne rezervăm dreptul de a actualiza această politică de confidențialitate pentru a reflecta modificările legislative sau operaționale. Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină, cu indicarea datei ultimei modificări. Vă recomandăm să consultați periodic această pagină.

10. Contact

Pentru orice întrebări sau solicitări legate de prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR, ne puteți contacta:

• E-mail: simona@eac.ro
• Telefon: 0730 085 090
• Adresă: Brașov, str. Mihail Kogălniceanu nr. 8, bl. 14, sc. D, ap. 11

Vom răspunde solicitărilor dvs. în termen de maximum 30 de zile calendaristice, conform art. 12 GDPR.